FAQ GESTÃO DOCUMENTAL iDOK
Como podemos Ajudar?
O que é o iDOK?
O iDOK é uma solução de gestão eletrónica de documentos (GED) totalmente em cloud, que garante a desmaterialização de processos, a auditoria documental, controlo de acessos e a segurança da informação. Permite registar, consultar e arquivar documentos de forma segura, garantindo a integridade da informação e a sua rastreabilidade, com acesso multiplataforma em computador, tablet ou smartphone, 24 horas por dia, sem necessidade de instalação de software.
O iDOK está adaptado a qualquer entidade?
Sim. A sua usabilidade e interface amigável tornam o iDOK adequado a organismos públicos e privados, respondendo a diferentes exigências de conformidade legal e produtividade digital.
Quantos utilizadores posso criar no iDOK?
O iDOK permite utilização ilimitada de utilizadores, mantendo sempre o registo de interações e um controlo total de acessos.
Como é aplicada a Reengenharia de Processos no iDOK?
A Reengenharia de Processos consiste em analisar e reestruturar de forma profunda os processos de negócios, com o objetivo de melhorar drasticamente a eficiência, qualidade e agilidade operacional. Envolve eliminar etapas desnecessárias e modernizar os fluxos através da tecnologia.
Por isso, a Reengenharia de Processos, aplicada à gestão documental, é fundamental e confere:
Por isso, a Reengenharia de Processos, aplicada à gestão documental, é fundamental e confere:
- Um mapeamento aprofundado dos fluxos existentes;
- O redesenho dos processos com foco em eficiência e clareza;
- Uma monitorização contínua do desempenho.
Como é que o iDOK garante usabilidade em qualquer dispositivo?
O iDOK foi desenvolvido com um design responsivo e foco na experiência do utilizador (UX). A plataforma assegura uma navegação intuitiva e acessibilidade digital em qualquer dispositivo.
Que browsers posso utilizar para aceder ao iDOK?
O iDOK é compatível com os principais browsers utilizados, desde o Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari e Microsoft Edge.
É possível utilizar assinaturas digitais no iDOK?
Sim. O iDOK integra assinaturas digitais certificadas, qualificadas ou avançadas, garantindo integridade da informação, segurança da informação e cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
O iDOK permite enviar e receber documentos de outras entidades?
Sim. Graças a uma digitalização eficiente e à gestão documental digital, é possível partilhar documentos com entidades registadas na plataforma, assegurando a monitorização de processos e a proteção de dados. Assim que as entidades estejam registadas no iDOK, basta ativar a respetiva configuração para partilhar e receber documentos de outras entidades.
Posso integrar o iDOK com outras plataformas?
Sim. O iDOK permite integração em tempo real através de webservices, o que possibilita que diferentes sistemas de software comuniquem entre si e partilhem dados e funcionalidades online.
O iDOK permite a criação de fluxos de trabalho?
Sim. O iDOK possibilita a configuração de workflows personalizados, assegurando que cada etapa é validada por utilizadores autorizados, com rastreabilidade, histórico documental e monitorização de processos.
É possível fazer migração de documentos?
Sim. O iDOK permite a migração de documentos mediante análise prévia pela nossa equipa de gestão de projeto.
Como é que o iDOK assegura conformidade legal e cumprimento do RGPD?
O iDOK cumpre integralmente o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e as respetivas normas nacionais e europeias em vigor. Entre os mecanismos de segurança e tratamento da informação disponibilizados pode contar com:
- Rastreabilidade: registo detalhado de todas as interações;
- Controlo de acessos: permissões e perfis de utilizador configuráveis;
- Criptografia: proteção de dados em repouso e em trânsito;
- Auditoria documental: relatórios automáticos de conformidade;
- Anonimização: ocultação de dados sensíveis quando necessário.
Posso personalizar permissões e restringir acessos?
Sim. O iDOK garante controlo de acessos granular, ou seja, permite definir de forma muito específica quem pode visualizar, editar ou eliminar documentos, e restringir acessos a departamentos, menus ou módulos específicos.
Para que serve a aplicação AUTENTICAÇÃO.GOV?
Permite a integração com o Cartão de Cidadão, reforçando a segurança da informação e a conformidade legal. A aplicação permite também a assinatura digital qualificada, podendo através dela assinar documentos eletrónicos com o mesmo valor legal de uma assinatura manuscrita.
O iDOK oferece suporte?
Sim. Disponibilizamos uma linha telefónica (707 451 451*) e o respetivo email de apoio (apoio@idok.pt), de segunda-feira à sexta-feira, das 9h00 às 18h00, para garantir uma experiência do utilizador (UX) sem falhas e apoiar na gestão documental.
* Preço máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para as chamadas originadas nas redes fixas e 0,13€ (+IVA) para as originadas nas redes móveis.
* Preço máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para as chamadas originadas nas redes fixas e 0,13€ (+IVA) para as originadas nas redes móveis.
O que é o iDOK?
O iDOK é uma solução de gestão eletrónica de documentos (GED) totalmente em cloud, que garante a desmaterialização de processos, a auditoria documental, controlo de acessos e a segurança da informação. Permite registar, consultar e arquivar documentos de forma segura, garantindo a integridade da informação e a sua rastreabilidade, com acesso multiplataforma em computador, tablet ou smartphone, 24 horas por dia, sem necessidade de instalação de software.
O iDOK está adaptado a qualquer entidade?
Sim. A sua usabilidade e interface amigável tornam o iDOK adequado a organismos públicos e privados, respondendo a diferentes exigências de conformidade legal e produtividade digital.
Quantos utilizadores posso criar no iDOK?
O iDOK permite utilização ilimitada de utilizadores, mantendo sempre o registo de interações e um controlo total de acessos.
Como é aplicada a Reengenharia de Processos no iDOK?
A Reengenharia de Processos consiste em analisar e reestruturar de forma profunda os processos de negócios, com o objetivo de melhorar drasticamente a eficiência, qualidade e agilidade operacional. Envolve eliminar etapas desnecessárias e modernizar os fluxos através da tecnologia.
Por isso, a Reengenharia de Processos, aplicada à gestão documental, é fundamental e confere:
Por isso, a Reengenharia de Processos, aplicada à gestão documental, é fundamental e confere:
- Um mapeamento aprofundado dos fluxos existentes;
- O redesenho dos processos com foco em eficiência e clareza;
- Uma monitorização contínua do desempenho.
Como é que o iDOK garante usabilidade em qualquer dispositivo?
O iDOK foi desenvolvido com um design responsivo e foco na experiência do utilizador (UX). A plataforma assegura uma navegação intuitiva e acessibilidade digital em qualquer dispositivo.
Que browsers posso utilizar para aceder ao iDOK?
O iDOK é compatível com os principais browsers utilizados, desde o Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari e Microsoft Edge.
É possível utilizar assinaturas digitais no iDOK?
Sim. O iDOK integra assinaturas digitais certificadas, qualificadas ou avançadas, garantindo integridade da informação, segurança da informação e cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
O iDOK permite enviar e receber documentos de outras entidades?
Sim. Graças a uma digitalização eficiente e à gestão documental digital, é possível partilhar documentos com entidades registadas na plataforma, assegurando a monitorização de processos e a proteção de dados. Assim que as entidades estejam registadas no iDOK, basta ativar a respetiva configuração para partilhar e receber documentos de outras entidades.
Posso integrar o iDOK com outras plataformas?
Sim. O iDOK permite integração em tempo real através de webservices, o que possibilita que diferentes sistemas de software comuniquem entre si e partilhem dados e funcionalidades online.
O iDOK permite a criação de fluxos de trabalho?
Sim. O iDOK possibilita a configuração de workflows personalizados, assegurando que cada etapa é validada por utilizadores autorizados, com rastreabilidade, histórico documental e monitorização de processos.
É possível fazer migração de documentos?
Sim. O iDOK permite a migração de documentos mediante análise prévia pela nossa equipa de gestão de projeto.
Como é que o iDOK assegura conformidade legal e cumprimento do RGPD?
O iDOK cumpre integralmente o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e as respetivas normas nacionais e europeias em vigor. Entre os mecanismos de segurança e tratamento da informação disponibilizados pode contar com:
- Rastreabilidade: registo detalhado de todas as interações;
- Controlo de acessos: permissões e perfis de utilizador configuráveis;
- Criptografia: proteção de dados em repouso e em trânsito;
- Auditoria documental: relatórios automáticos de conformidade;
- Anonimização: ocultação de dados sensíveis quando necessário.
Posso personalizar permissões e restringir acessos?
Sim. O iDOK garante controlo de acessos granular, ou seja, permite definir de forma muito específica quem pode visualizar, editar ou eliminar documentos, e restringir acessos a departamentos, menus ou módulos específicos.
Para que serve a aplicação AUTENTICAÇÃO.GOV?
Permite a integração com o Cartão de Cidadão, reforçando a segurança da informação e a conformidade legal. A aplicação permite também a assinatura digital qualificada, podendo através dela assinar documentos eletrónicos com o mesmo valor legal de uma assinatura manuscrita.
O iDOK oferece suporte?
Sim. Disponibilizamos uma linha telefónica (707 451 451*) e o respetivo email de apoio (apoio@idok.pt), de segunda-feira à sexta-feira, das 9h00 às 18h00, para garantir uma experiência do utilizador (UX) sem falhas e apoiar na gestão documental.
* Preço máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para as chamadas originadas nas redes fixas e 0,13€ (+IVA) para as originadas nas redes móveis.
* Preço máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para as chamadas originadas nas redes fixas e 0,13€ (+IVA) para as originadas nas redes móveis.
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Estamos ao seu dispor, nos dias úteis, das 9h00 às 18h00.
- Preço máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para as chamadas originadas nas redes fixas e 0,13€ (+IVA) para as originadas nas redes móveis.
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