FAQ GESTIÓN DE DOCUMENTOS iDOK
¿En qué podemos Ayudarle?
¿Qué es iDOK?
iDOK es una solución de gestión electrónica de documentos (GED) totalmente en la nube, que garantiza la desmaterialización de procesos, la auditoría documental, el control de accesos y la seguridad de la información. Permite registrar, consultar y archivar documentos de forma segura, garantizando la integridad de la información y su trazabilidad, con acceso multiplataforma en ordenador, tableta o teléfono inteligente, las 24 horas del día, sin necesidad de instalar software.
¿iDOK se adapta a cualquier entidad?
Sí. Su usabilidad y su interfaz intuitiva hacen que iDOK sea adecuado para organismos públicos y privados, respondiendo a diferentes exigencias de conformidad legal y productividad digital.
¿Cuántos usuarios puedo crear en iDOK?
iDOK permite un uso ilimitado de usuarios, manteniendo siempre el registro de interacciones y un control total de los accesos.
¿Cómo se aplica la Reingeniería de Procesos en iDOK?
La Reingeniería de Procesos consiste en analizar y reestructurar en profundidad los procesos de negocio, con el objetivo de mejorar drásticamente la eficiencia, la calidad y la agilidad operativa. Implica eliminar pasos innecesarios y modernizar los flujos mediante la tecnología.
Por eso, la Reingeniería de Procesos, aplicada a la gestión documental, es fundamental y permite:
Por eso, la Reingeniería de Procesos, aplicada a la gestión documental, es fundamental y permite:
- Un mapeo detallado de los flujos existentes.
- El rediseño de los procesos enfocado en la eficiencia y la claridad.
- Un seguimiento continuo del rendimiento.
¿Cómo garantiza iDOK la usabilidad en cualquier dispositivo?
iDOK ha sido desarrollado con un diseño responsivo centrado en la experiencia del usuario (UX). La plataforma asegura una navegación intuitiva y accesibilidad digital en cualquier dispositivo.
¿Qué navegadores puedo utilizar para acceder a iDOK?
iDOK es compatible con los principales navegadores utilizados: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera y Microsoft Edge.
¿Es posible utilizar firmas digitales en iDOK?
Sí. iDOK integra firmas digitales certificadas, cualificadas o avanzadas, garantizando la integridad de la información, la seguridad de la información y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿Permite iDOK enviar y recibir documentos de otras entidades?
Sí. Gracias a una digitalización eficiente y a la gestión documental digital, es posible compartir documentos con entidades registradas en la plataforma, lo que garantiza el seguimiento de los procesos y la protección de los datos. Una vez que las entidades estén registradas en iDOK, basta con activar la configuración correspondiente para compartir y recibir documentos de otras entidades.
¿Puedo integrar iDOK con otras plataformas?
Sí. iDOK permite la integración en tiempo real a través de servicios web, lo que permite que diferentes sistemas de software se comuniquen entre sí y compartan datos y funcionalidades en línea.
¿Permite iDOK la creación de flujos de trabajo?
Sí. iDOK permite configurar flujos de trabajo personalizados, asegurando que cada etapa sea validada por usuarios autorizados, con trazabilidad, historial documental y supervisión de procesos.
¿Es posible migrar documentos?
Sí. iDOK permite la migración de documentos previo análisis por parte de nuestro equipo de gestión de proyectos.
¿Cómo garantiza iDOK el cumplimiento normativo y del RGPD?
iDOK cumple íntegramente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las respectivas normas nacionales y europeas vigentes. Entre los mecanismos de seguridad y tratamiento de la información disponibles, puede contar con:
- Trazabilidad: registro detallado de todas las interacciones.
- Control de accesos: permisos y perfiles de usuario configurables.
- Cifrado: protección de datos en reposo y en tránsito.
- Auditoría documental: informes automáticos de conformidad.
- Anonimización: ocultación de datos sensibles cuando sea necesario.
¿Puedo personalizar los permisos y restringir los accesos?
Sí. iDOK garantiza un control de accesos granular, es decir, permite definir de forma muy específica quién puede ver, editar o eliminar documentos, y restringir los accesos a departamentos, menús o módulos específicos.
¿Para qué sirve la aplicación AUTENTICAÇÃO.GOV y la firma digital?
Permite la integración con el DNI portugués, reforzando la seguridad de la información y el cumplimiento legal. La aplicación también permite la firma digital cualificada, con la que se pueden firmar documentos electrónicos con el mismo valor legal que una firma manuscrita.
¿Ofrece iDOK asistencia técnica?
Sí. Disponemos de una línea telefónica (707 451 451* / Internacional +351 291 957 888**) y la correspondiente dirección de correo electrónico de asistencia (apoio@idok.pt), de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, para garantizar una experiencia de usuario (UX) sin fallos y ayudar en la gestión de documentos.
* Precio máximo por minuto: 0,09 € (+IVA) para las llamadas originadas en redes fijas y 0,13 € (+IVA) para las originadas en redes móviles.
** Coste de una llamada internacional a una red fija, según la tarifa vigente.
* Precio máximo por minuto: 0,09 € (+IVA) para las llamadas originadas en redes fijas y 0,13 € (+IVA) para las originadas en redes móviles.
** Coste de una llamada internacional a una red fija, según la tarifa vigente.
¿Qué es iDOK?
iDOK es una solución de gestión electrónica de documentos (GED) totalmente en la nube, que garantiza la desmaterialización de procesos, la auditoría documental, el control de accesos y la seguridad de la información. Permite registrar, consultar y archivar documentos de forma segura, garantizando la integridad de la información y su trazabilidad, con acceso multiplataforma en ordenador, tableta o teléfono inteligente, las 24 horas del día, sin necesidad de instalar software.
¿iDOK se adapta a cualquier entidad?
Sí. Su usabilidad y su interfaz intuitiva hacen que iDOK sea adecuado para organismos públicos y privados, respondiendo a diferentes exigencias de conformidad legal y productividad digital.
¿Cuántos usuarios puedo crear en iDOK?
iDOK permite un uso ilimitado de usuarios, manteniendo siempre el registro de interacciones y un control total de los accesos.
¿Cómo se aplica la Reingeniería de Procesos en iDOK?
La Reingeniería de Procesos consiste en analizar y reestructurar en profundidad los procesos de negocio, con el objetivo de mejorar drásticamente la eficiencia, la calidad y la agilidad operativa. Implica eliminar pasos innecesarios y modernizar los flujos mediante la tecnología.
Por eso, la Reingeniería de Procesos, aplicada a la gestión documental, es fundamental y permite:
Por eso, la Reingeniería de Procesos, aplicada a la gestión documental, es fundamental y permite:
- Un mapeo detallado de los flujos existentes.
- El rediseño de los procesos enfocado en la eficiencia y la claridad.
- Un seguimiento continuo del rendimiento.
¿Cómo garantiza iDOK la usabilidad en cualquier dispositivo?
iDOK ha sido desarrollado con un diseño responsivo centrado en la experiencia del usuario (UX). La plataforma asegura una navegación intuitiva y accesibilidad digital en cualquier dispositivo.
¿Qué navegadores puedo utilizar para acceder a iDOK?
iDOK es compatible con los principales navegadores utilizados: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera y Microsoft Edge.
¿Es posible utilizar firmas digitales en iDOK?
Sí. iDOK integra firmas digitales certificadas, cualificadas o avanzadas, garantizando la integridad de la información, la seguridad de la información y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿Permite iDOK enviar y recibir documentos de otras entidades?
Sí. Gracias a una digitalización eficiente y a la gestión documental digital, es posible compartir documentos con entidades registradas en la plataforma, lo que garantiza el seguimiento de los procesos y la protección de los datos. Una vez que las entidades estén registradas en iDOK, basta con activar la configuración correspondiente para compartir y recibir documentos de otras entidades.
¿Puedo integrar iDOK con otras plataformas?
Sí. iDOK permite la integración en tiempo real a través de servicios web, lo que permite que diferentes sistemas de software se comuniquen entre sí y compartan datos y funcionalidades en línea.
¿Permite iDOK la creación de flujos de trabajo?
Sí. iDOK permite configurar flujos de trabajo personalizados, asegurando que cada etapa sea validada por usuarios autorizados, con trazabilidad, historial documental y supervisión de procesos.
¿Es posible migrar documentos?
Sí. iDOK permite la migración de documentos previo análisis por parte de nuestro equipo de gestión de proyectos.
¿Cómo garantiza iDOK el cumplimiento normativo y del RGPD?
iDOK cumple íntegramente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las respectivas normas nacionales y europeas vigentes. Entre los mecanismos de seguridad y tratamiento de la información disponibles, puede contar con:
- Trazabilidad: registro detallado de todas las interacciones.
- Control de accesos: permisos y perfiles de usuario configurables.
- Cifrado: protección de datos en reposo y en tránsito.
- Auditoría documental: informes automáticos de conformidad.
- Anonimización: ocultación de datos sensibles cuando sea necesario.
¿Puedo personalizar los permisos y restringir los accesos?
Sí. iDOK garantiza un control de accesos granular, es decir, permite definir de forma muy específica quién puede ver, editar o eliminar documentos, y restringir los accesos a departamentos, menús o módulos específicos.
¿Para qué sirve la aplicación AUTENTICAÇÃO.GOV y la firma digital?
Permite la integración con el DNI portugués, reforzando la seguridad de la información y el cumplimiento legal. La aplicación también permite la firma digital cualificada, con la que se pueden firmar documentos electrónicos con el mismo valor legal que una firma manuscrita.
¿Ofrece iDOK asistencia técnica?
Sí. Disponemos de una línea telefónica (707 451 451* / Internacional +351 291 957 888**) y la correspondiente dirección de correo electrónico de asistencia (apoio@idok.pt), de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, para garantizar una experiencia de usuario (UX) sin fallos y ayudar en la gestión de documentos.
* Precio máximo por minuto: 0,09 € (+IVA) para las llamadas originadas en redes fijas y 0,13 € (+IVA) para las originadas en redes móviles.
** Coste de una llamada internacional a una red fija, según la tarifa vigente.
* Precio máximo por minuto: 0,09 € (+IVA) para las llamadas originadas en redes fijas y 0,13 € (+IVA) para las originadas en redes móviles.
** Coste de una llamada internacional a una red fija, según la tarifa vigente.
Contactos
Estamos a su disposición los días laborables, de 9h00 a 18h00.
- Importe máximo a pagar por minuto: 0,09€ (+IVA) para las llamadas procedentes de redes fijas y 0,13€ (+IVA) para llamadas procedentes de redes móviles.
apoio@idok.pt
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